Comment créer et ajouter des signatures dans Outlook 2019

Microsoft Outlook 2019 (ainsi qu’Outlook 2016) vous permet de créer un modèle de signature pour personnaliser vos mails. L’utilisation d’une signature mail professionnelle dans Outlook permet de promouvoir votre marque de manière positive. Il fournit également aux destinataires une carte de visite numérique contenant vos coordonnées.

La création de signatures mail dans Outlook 2019 est facile. Cependant, l’éditeur de signature lui-même est assez basique. Il ne comprend que des options de formatage simples, ce qui limite le degré d’élaboration de la conception de votre signature mail.

Pour apprendre comment ajouter automatiquement une signature mail Outlook, suivez notre guide ci-dessous.

1. Ouvrez Outlook 2019 à partir de Windows en utilisant le menu Démarrer ou la barre des tâches.

2. Dans Outlook 2019, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Cliquez sur Fichier > Options > Mail > Signatures…

  

  

• Ouvrez un nouvel e-mail et cliquez sur Signature > Signatures…

  

3. Vous accédez alors à la fenêtre Signatures et papeterie. Avant de commencer à créer votre signature mail Outlook, assurez-vous que votre adresse mail est correcte sous Choisir la signature par défaut (cachée dans la capture d’écran ci-dessous) :

4. Sous Sélectionner la signature à modifier, cliquez sur Nouveau et saisissez un nom pour votre modèle de signature Outlook.

5. Sous Modifier la signature, créez et modifiez votre signature. Vous avez la possibilité de modifier le type de police, les couleurs de police, la taille et l’alignement du texte.

6. Pour ajouter d’autres mises en forme, vous devrez utiliser Microsoft Word, par exemple des puces, des tableaux, des bordures, etc. Vous devrez ensuite copier et coller la signature dans le champ Modifier la signature. Pour ajouter une image, comme le logo d’une entreprise, sélectionnez l’icône Image, trouvez votre fichier image et cliquez sur Insérer.

7. Cliquez sur OK pour enregistrer votre signature mail. Votre nouvelle signature sera désormais automatiquement incluse dans tous les messages sortants.

Il est important de noter que si vous souhaitez inclure des images, Outlook ne reconnaît les images que comme des éléments séparés. Cela signifie qu’ils seront souvent transformés en pièces jointes. Nous vous recommandons d’utiliser des images hébergées si vous souhaitez inclure des icônes de réseaux sociaux ou des logos d’entreprise.

Gérer efficacement les signatures Outlook

Apprendre à modifier une signature dans Outlook n’est généralement pas un problème pour les organisations. Cependant, les modèles de signature sont difficiles à gérer lorsqu’ils doivent être cohérents pour tous les utilisateurs. Sans contrôle central, vous laissez les utilisateurs finaux mettre à jour leurs signatures comme et quand ils le souhaitent. Cela peut avoir un impact négatif sur la réputation de votre marque.

La meilleure façon de contrôler les signatures mail dans Outlook 2019 est d’utiliser un logiciel de signature mail tiers. Cela permettra de déployer les signatures Outlook soit au niveau du client, soit au niveau du serveur.

L’utilisation d’une solution de signature mail côté client permet aux utilisateurs de voir leur modèle de signature lorsqu’ils composent un mail dans Outlook. Cela leur donne plus de flexibilité et de contrôle sur le modèle qu’ils utilisent. Les anciennes offres côté client installent un agent sur le poste de travail de chaque utilisateur pour déployer les modèles de signature. Les offres plus modernes proposent un module complémentaire dédié à Outlook qui envoie automatiquement des modèles de signature via un centre d’administration informatique.

D’un autre côté, une solution côté serveur ajoute les signatures après l’envoi d’un mail. Cette solution est parfaite pour les entreprises qui veulent s’assurer que des signatures sont ajoutées à tous les mails envoyés à partir de n’importe quel appareil. Cependant, les utilisateurs ne sont pas en mesure de voir leurs modèles de signature lorsqu’ils rédigent un mail. Cela peut être une expérience assez déroutante.

Simplifier la gestion des signatures mail dans Outlook

En utilisant le logiciel de signature mail d’Exclaimer, vous bénéficiez du meilleur des deux méthodes de déploiement, côté client et côté serveur. Vous pouvez facilement concevoir et contrôler des signatures Outlook professionnelles pour tous les utilisateurs. Mieux encore, ces signatures seront automatiquement appliquées à tous les utilisateurs. Vous obtenez ainsi des signatures mail professionnelles lorsque vous envoyez des messages à partir de n’importe quel appareil compatible avec le Web.

Tous les modèles de signature sont distribués directement aux clients Outlook des utilisateurs et peuvent inclure toutes sortes d’éléments de marque/marketing. Cette tâche administrative devient alors incroyablement simple, vous permettant de modifier les signatures mail dans Outlook en quelques minutes.

Pour utiliser la solution de signature mail d’Exclaimer, il suffit que votre Active Directory local soit synchronisé et configuré avec Azure AD. Le produit peut également être migré de manière transparente vers Office 365 (désormais Microsoft 365) par la suite.

Découvrez comment ajouter facilement des signatures dans Outlook grâce aux solutions de gestion des signatures mail.