Si vous êtes une organisation utilisant G Suite (désormais Google Workspace), vous pouvez créer et gérer de manière centralisée la signature mail de vos utilisateurs dans la console d’administration Google. Ainsi, chaque utilisateur disposera automatiquement de la même signature mail lorsqu’il enverra des messages via G Suite à partir de tous les clients de messagerie.
Consultez ce guide étape par étape pour configurer une signature mail organisationnelle dans G Suite.
Comment créer une signature mail dans G Suite en utilisant le réglage Ajouter pied-de-page
Connectez-vous à la console d’administration Google à l’adresse https://admin.google.com en utilisant vos informations d’identification de super-administrateur.
Sélectionnez Apps dans la console.
Vous accédez à la page des réglages de l’application. Sélectionnez G Suite.
Indiquez si vous souhaitez que la signature s’applique à toutes les unités organisationnelles ou à des unités organisationnelles spécifiques. Sélectionnez Gmail dans la liste des services.
Faites défiler la liste jusqu’à Réglages avancés >>.
Dans l’onglet Réglages généraux, faites défiler l’écran jusqu’à la section Conformité et passez la souris sur Ajouter pied de page. Cliquez sur CONFIGURER.
La fenêtre Ajouter un réglage s’ouvre alors. Saisissez une description pour cette nouvelle signature Gmail, puis collez votre design ou créez-en un à l’aide de l’éditeur WYSIWYG.
Remarque : il y a une limite de 10 000 caractères (code HTML inclus). Vous pouvez également choisir de faire apparaître la signature sur les mails internes.
Remarque : cette signature mail Gmail s’appliquera à tous les utilisateurs de l’unité organisationnelle que vous avez sélectionnée. Vous ne pourrez pas personnaliser la signature avec les coordonnées de l’utilisateur, il est donc préférable de garder la signature générique.
Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur AJOUTER RÉGLAGE. Faites défiler jusqu’au bas de la page des réglages avancés et cliquez sur SAUVEGARDER.
Le nouveau modèle de signature mail G Suite de votre entreprise a été créé !
Lorsque vous utilisez cette méthode, la signature mail G Suite que vous créez apparaît au bas du fil de discussion au lieu de figurer sous chaque réponse.
Pour créer une signature de réponse distincte, vous devez utiliser les réponses automatiques. Les utilisateurs de G Suite devront les configurer eux-mêmes dans les paramètres de Gmail.
Vous voulez tirer un meilleur parti des signatures mail dans G Suite ?
Malheureusement, il y a des limites en termes de création de signatures mail professionnelles dans la console d’administration de G Suite. Celles-ci sont détaillées dans cet article.
Certaines de ces limitations comprennent :
Pas de possibilité d’extraire les coordonnées des utilisateurs de l’annuaire Google.
On ne peut créer qu’une seule signature pour une unité organisationnelle, et non pour des individus ou des départements.
Les signatures sont ajoutées au bas de la chaîne de mails.
Impossible de voir la signature lors de la composition d’un mail dans Gmail.
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