Les 15 principales choses à ne pas inclure dans les signatures mails

La façon dont vous concevez une signature mail professionnelle peut influencer la perception de votre entreprise. L’ajout d’éléments supplémentaires et inutiles à votre signature donne une impression de manque de professionnalisme et de désordre. Si votre signature mail est mal conçue, elle peut avoir une influence négative sur votre réputation.
Consultez les 15 principales choses à ne jamais inclure afin de créer le meilleur design possible pour votre signature mail :

1. Coordonnées inutiles

Ne surchargez pas votre modèle de signature avec tous les moyens possibles de vous contacter. Limitez-vous aux éléments essentiels :

• Nom
• Intitulé du poste
• Nom et adresse de l’entreprise
• Numéro de téléphone
• URL du site Web
• Adresse e-mail

Limitez ces détails pour les e-mails et les réponses internes.

2. Polices personnalisées

Il est possible d’utiliser des polices personnalisées dans votre modèle de signature mail, mais ce n’est pas conseillé. En effet, la plupart des appareils de vos destinataires n’auront pas votre police personnalisée installée, qui sera donc automatiquement remplacée par une police par défaut telle que Times New Roman ou Arial.

Si vous devez utiliser une police personnalisée, veillez à utiliser une police de secours sûre pour le Web. Vous pouvez trouver une liste de polices sûres pour le Web ici.

3. Listes à puce

Les bonnes signatures mails n’utilisent pas de listes à puce. En effet, elles ont un rendu étrange dans différents clients de messagerie et peuvent ruiner le format de votre signature. Une liste à puce dans Outlook sera complètement différente d’une liste à puce dans Gmail.

4. GIF animés

Il est vrai que vous pouvez désormais utiliser des GIF animés dans les signatures mails. Toutefois, ceux-ci ne fonctionneront que dans les clients de messagerie modernes. De nombreuses personnes utilisent encore des clients de messagerie plus anciens qui ne peuvent pas lire les GIF animés. En effet, seule la première image du GIF s’affichera ou le redoutable X rouge indiquant que l’image ne peut être chargée.

5. Vidéos

Malheureusement, il n’est pas possible d’intégrer des vidéos directement dans votre signature mail car la plupart des clients de messagerie ne le permettent pas. En effet, les vidéos sont considérées comme un problème de sécurité et le contenu ne sera pas lu.

Si vous souhaitez partager une vidéo dans votre signature mail, vous pouvez utiliser un lien avec un texte alternatif ou une bannière promotionnelle.

6. Citations

Les meilleures signatures mails d’entreprise n’incluent jamais de citations motivantes et inspirantes. N’oubliez pas que les valeurs de tout le monde ne s’alignent pas sur les vôtres. Par exemple, un destinataire peut avoir une mauvaise impression, se sentir offensé et probablement se moquer du message.

7. Coordonnées

S’il s’agit d’une signature de travail, restez professionnel. N’incluez pas de liens vers votre page de collecte de fonds ou vos pages personnelles de médias sociaux.

8. Polices à couleurs multiples

Une signature mail comportant plusieurs couleurs de police aura l’air désordonnée, surtout si celles-ci sont trop vives. Utilisez au maximum deux couleurs neutres qui correspondent à l’image de marque de votre entreprise.

9. Une image en tant que signature mail

Vous ne devriez jamais utiliser une simple image comme signature mail pour de multiples raisons :

• La plupart des clients de messagerie ne téléchargent pas et n’affichent pas automatiquement les images.
• Le destinataire ne peut pas copier vos coordonnées.
• Vous ne pourrez pas inclure plusieurs hyperliens dans l’image.
• Il sera difficile de la mettre à jour régulièrement.

Si vous utilisez une image pour votre signature, votre e-mail a également plus de chances de finir dans le dossier de courrier indésirable du destinataire ou d’être bloqué par les filtres anti-spam.

10. Liens vers des comptes inutilisés ou d’anciens messages

N’incluez jamais dans votre signature mail des liens vers un ancien article de blog ou un compte de médias sociaux qui n’a pas été utilisé depuis plus de 6 mois. Vous ne donnerez pas une image professionnelle de vous si un client se rend sur une page que vous n’avez pas mise à jour depuis longtemps.

11. Bannières promotionnelles obsolètes

Avez-vous toujours une bannière promotionnelle de Noël dans votre signature mail en mai ? Il est temps de la retirer ! Toutes les bannières promotionnelles doivent être actuelles et régulièrement mises à jour.

12. Trop d’icônes de médias sociaux

Votre signature aura l’air encombrée si vous ajoutez une icône pour chaque canal de médias sociaux utilisé par votre entreprise. Nous vous recommandons d’utiliser un maximum de quatre icônes dans votre signature mail. Ne choisissez que les canaux qui sont le plus régulièrement mis à jour.

13. Certifications sans intérêt

À moins que le diplôme ou les certifications que vous avez obtenus ne soient pertinents pour votre emploi, il est préférable de ne pas les inclure dans votre signature mail.

Pour les signatures mails d’entreprise, n’ajoutez que les certifications que votre société a réussies au cours des cinq dernières années. Une certification datant de 2007 est tout à fait dépassée !

14. Trop de contenu

Trop de contenu peut ruiner le formatage de votre signature mail. Si vous avez plus de 72 caractères sur une ligne de votre signature, il est probable qu’elle soit reportée sur la ligne suivante, surtout sur les appareils mobiles.

La meilleure pratique est de formater vos signatures de manière à ce qu’elles soient uniformément espacées sur plusieurs lignes.

15. Fichiers d’images volumineux

Si vous utilisez un logo ou une photo de vous-même dans votre signature mail, veillez à redimensionner l’image à la taille que vous souhaitez lui donner.

Si vous avez un fichier image de 2 000 x 1 500 px lié dans le HTML, mais qu’il est codé pour s’afficher à 500 x 375 px, les clients de messagerie peuvent l’ignorer et le faire apparaître à la taille du fichier original.

---

Consultez nos 17 choses à faire et à ne pas faire en matière de signature mail pour vous assurer que vous ne commettez pas d’autres erreurs avec votre signature mail. Pour vous assurer que tous les membres de votre entreprise utilisent un modèle de signature cohérent, utilisez le logiciel de signature mail professionnel d’Exclaimer.